Configurer le programme de qualité

Configurez le suivi qualité pour repérer les informations à revoir et aider les propriétaires à les maintenir fiables. Les Administrateurs et le Propriétaire gèrent ces réglages lorsque l’offre comprend la qualité du référentiel. Fraîcheur, complétude et responsabilité répondent à des questions différentes ; consultez qualité et fraîcheur.

Activer le suivi qualité

1. Ouvrez Gestion de l’organisation > Qualité du référentiel.
2. Cliquez sur Gérer.
3. Activez Activer le suivi de qualité.
4. Cliquez sur Valider, puis vérifiez l’état actif de la page.

Ce formulaire active ou désactive le suivi. Les délais de revalidation se règlent plus bas sur la même page ; les règles de complétude appartiennent au métamodèle.

Désactiver le suivi ne supprime pas les actifs, leurs propriétaires ni leurs informations d’attestation existantes. Cela ferme l’attestation, la fraîcheur, les notifications aux propriétaires, le récapitulatif hebdomadaire des propriétaires et ses rappels, et les catégories À attester et À compléter de l’accueil. Le récapitulatif quotidien des suggestions et le Rapport hebdomadaire administrateur restent envoyés ; le rapport omet ses lignes de qualité et d’attestation. Les suggestions restent sur l’accueil, dans les Suggestions de leurs propriétaires, et les filtres enregistrés sur les champs d’attestation continuent de s’appliquer avec un cadenas.

Régler la fraîcheur par type

1. Ouvrez Gestion de l’organisation > Qualité du référentiel.
2. Dans Délais de revalidation, repérez le type concerné.
3. Choisissez un délai, par exemple 90 jours, ou Aucun délai. Le changement s’enregistre aussitôt.
4. Actualisez un actif de ce type et examinez son état de fraîcheur et sa dernière attestation.

Les délais se règlent dès que l’offre comprend la qualité du référentiel, avant même l’activation du suivi. Le délai part de la dernière attestation, pas de la dernière modification. Modifier une description ne relance donc pas la période. Une attestation confirme la vérification des informations et réinitialise cette date de référence.

L’état d’échéance proche commence à 80 % du délai ; l’actif devient ensuite obsolète lorsque son délai est atteint. Un actif jamais attesté possède son propre état et doit être attesté, quel que soit son type. Choisissez Aucun délai lorsque les attestations d’un type ne doivent pas expirer. Ses actifs doivent quand même être attestés une première fois, et une réattestation peut toujours être demandée.

Un propriétaire autorisé ou un administrateur peut demander une nouvelle attestation à tout moment, que le type ait un délai ou non. La prochaine attestation lève cette demande explicite. Choisissez les délais selon la fréquence de revue nécessaire, pas simplement selon la fréquence des modifications.

Le délai de revalidation du type Application est fixé à 180 jours dans Qualité du référentiel.

Choisir les propriétés prises en compte dans la complétude

Ouvrez les Propriétés du type, puis éditez chaque propriété concernée. Optionnel exclut le champ de la complétude. Les propriétés non optionnelles, visibles et non calculées contribuent au score avec le même poids. Consultez la configuration des propriétés avant de modifier des définitions existantes.

Un texte vide, une sélection vide, une valeur absente ou un Score égal à zéro ne compte pas comme renseigné. Un Booléen false ou un Nombre ordinaire égal à zéro compte. Un type sans propriété comptabilisée possède un score non applicable, et non 0 % ; il est exclu des moyennes et files d’actifs incomplets.

La file de complétion de l’accueil retient tous les actifs sous 100 % : une seule propriété comptabilisée vide suffit. Ces réglages ne proposent pas de seuil global pour cette file. Le score peut inclure des champs invisibles au membre ; remplir tous les champs visibles ne produit donc pas nécessairement 100 %.

Attester et compléter sont deux actions distinctes. Utilisez la complétude pour expliquer un score faible et la coordination des revues pour organiser le travail.

Planifier les récapitulatifs

1. Revenez dans Qualité du référentiel, suivi activé.
2. Dans Récapitulatif hebdomadaire des propriétaires, activez Envoyer le récapitulatif hebdomadaire.
3. Choisissez le jour.
4. Dans Mes préférences > Notifications, sous Heure des e-mails, choisissez l’heure et le fuseau horaire.
5. Attendez l’enregistrement de chaque changement ; ces blocs ne possèdent pas de bouton Valider commun.
6. Vérifiez les préférences de notification des destinataires concernés.

Le jour concerne le récapitulatif hebdomadaire ; il est désactivé lorsque l’envoi hebdomadaire est coupé. L’heure (7 h par défaut) et le fuseau sont l’heure des e-mails de l’organisation, réglable sans la qualité du référentiel : ils servent aussi au récapitulatif quotidien des suggestions et au rapport hebdomadaire des administrateurs, envoyé chaque lundi.

Une planification active ne garantit pas un email à chaque membre chaque semaine. Les destinataires doivent avoir du travail à revoir et la notification correspondante activée. Vérifiez propriétaires, éléments à traiter et préférences avant de conclure à un échec d’envoi.

Après configuration, examinez un actif attribué, un actif jamais attesté et un actif incomplet. Vérifiez que les personnes concernées voient le travail et peuvent réaliser la revue attendue.