Administrer les liens de partage

Utilisez Gestion de l’organisation > Liens de partage pour examiner les liens externes et contrôler leur disponibilité. Cette page exige le type Éditeur ou supérieur et une offre comprenant les liens de partage. Les Administrateurs et le Propriétaire voient les liens de l’organisation ; les autres gestionnaires voient les leurs.

Pour créer un lien depuis une ressource, suivez le partage en lecture seule. L’accès à cette page d’administration et l’autorisation de créer des liens sont distincts.

Contrôler le partage de l’organisation

1. En tant qu’Administrateur ou Propriétaire, ouvrez Liens de partage > Gérer.
2. Réglez Activer les liens de partage selon le besoin.
3. Si une liste d’IP est active, décidez d’activer ou non Ignorer la liste d’IP autorisées pour les liens de partage.
4. Cliquez sur Valider.
5. Dans Utilisateurs, autorisez la création de liens uniquement aux membres concernés et validez leurs modifications.

Créer ou modifier un lien exige le partage actif dans l’organisation et l’autorisation individuelle de création. Le statut Administrateur ne remplace pas cette autorisation. La révocation reste une action distincte accessible au créateur ou à un Administrateur.

Désactiver le partage coupe tous les liens existants sans les supprimer. Le réactiver peut rendre ces liens utilisables si leurs autres conditions restent satisfaites.

L’exception IP autorise les détenteurs de liens à ouvrir les ressources partagées hors des adresses admises par l’organisation. Elle n’ouvre pas l’application habituelle hors de cette liste. Vérifiez cette distinction avec les réglages de sécurité.

Examiner et modifier un lien

1. Recherchez par nom, ressource, préfixe ou type dans le tableau.
2. Examinez ressource, état, expiration, dernière utilisation et création. Les Administrateurs voient aussi le Créateur.
3. Ouvrez la ressource pour vérifier le contenu partagé ou utilisez l’action de copie pour récupérer l’URL.
4. Dans le menu Actions de la ligne, choisissez Éditer.
5. Vérifiez nom, expiration, thème et rôles. Les Administrateurs peuvent également changer le Propriétaire.
6. Cliquez sur Valider, puis contrôlez l’URL dans une session de navigateur distincte non connectée.

Le nom accepte jusqu’à 100 caractères. Les thèmes sont automatique, clair ou sombre. Les rôles appartiennent au lien ; ils ne suivent pas automatiquement les futurs rôles personnels du créateur. Un non-administrateur ajoute seulement ses propres rôles et ne peut retirer les rôles ajoutés par un administrateur qu’il ne possède pas.

L’URL copiée donne accès à la ressource en lecture seule. Évitez de la placer dans un ticket ou message public si ce public n’est pas prévu. Les données du visiteur dépendent des rôles du lien, pas de la session Administrateur utilisée pour le copier.

Expiration et propriétaire

Garder l’expiration actuelle conserve l’échéance, même déjà dépassée. Renommer seul ne réactive donc pas un lien expiré. Choisissez Sans expiration, 24 heures, ou 7, 30 ou 90 jours pour une autre expiration ; un nouveau délai part de la modification.

Pour transférer un lien, un Administrateur choisit comme Propriétaire un autre membre actif de l’organisation de type Éditeur ou supérieur, puis valide. Pour une visualisation personnelle, ce membre doit aussi posséder la visualisation concernée. Transférer le lien ne déplace pas le contenu personnel dans l’espace d’un autre membre.

La colonne Créateur reflète le détenteur actuel du lien après transfert. Ne la considérez pas comme une trace immuable de son auteur initial. Examinez détenteur et ressource pour décider de maintenir ou retirer le lien.

Révoquer ou diagnostiquer l’accès

1. Repérez le lien et utilisez Actions > Supprimer.
2. Lisez Supprimer ce lien ?, puis confirmez Supprimer.
3. Actualisez l’ancienne URL dans une session non connectée pour vérifier le refus.
4. Vérifiez que la ressource originale reste disponible aux utilisateurs Boldo autorisés.

La suppression révoque définitivement cette URL et retire le lien, pas la ressource. Un nouveau lien possède une autre URL. Cela diffère d’une désactivation temporaire du partage de l’organisation.

Un lien conservé peut aussi cesser de fonctionner après expiration, retrait ou désactivation complète de son détenteur, ou restriction de l’organisation ou de l’abonnement. Une règle IP peut également refuser le visiteur. Celui-ci peut recevoir une erreur générique sans détail sur ces politiques internes.

Vérifiez partage global, offre, appartenance et méthodes de connexion du détenteur, expiration, politique IP et rôles avant de recréer un lien. Pour révoquer durablement l’accès, supprimez le lien plutôt que de compter uniquement sur un commutateur global temporaire.