Archiver et restaurer des actifs

L’action Archiver déplace un actif dans les archives. Elle le retire des inventaires actifs tout en conservant l’actif archivé. Supprimer définitivement est une action distincte proposée depuis les archives.

Vérifiez l’organisation et le contexte réel ou scénario avant d’agir. Un type de compte Éditeur ou supérieur et les permissions appropriées sont nécessaires ; lire un actif ne donne pas le droit de l’archiver.

Archiver un actif

1. Retrouvez l’actif dans son inventaire.
2. Ouvrez son menu Actions et sélectionnez Archiver.
3. Vérifiez le nom et lisez la confirmation, notamment les références ou contenus affectés qu’elle indique.
4. Sélectionnez Confirmer.
5. Vérifiez que l’actif ne figure plus dans la liste active.

Boldo conserve ses informations archivées et son historique. Les relations actives qui lui sont rattachées sont désactivées par cet archivage. Leur restauration dépend des conditions décrites plus bas.

La confirmation indique ce que l’archivage change ailleurs : les relations désactivées, puis les diagrammes, tableaux de bord, analyses d’impact et processus qui utilisent l’actif. Les éléments que vous ne pouvez pas ouvrir sont comptés sans être nommés.

Un actif archivé reste là où il est utilisé, signalé comme archivé. Un diagramme l’affiche en jaune avec un tag Archivé, un widget de tableau de bord affiche un bandeau d’archive, et un flux de processus une mention jaune. Une analyse d’impact l’écarte de ses sources jusqu’à sa restauration. Ses liens de partage publics ne fonctionnent plus tant qu’il est archivé.

L’archivage sert lorsqu’un élément doit quitter le référentiel actif tout en restant consultable ou restaurable. C’est différent d’une propriété métier telle qu’un statut « Retiré » : une valeur de propriété n’archive pas à elle seule l’actif.

Si vous ne pouvez pas archiver directement, utilisez Suggérer l’archivage et ajoutez éventuellement un motif. L’actif reste actif jusqu’à ce qu’une personne ayant le droit de suppression accepte ou refuse la suggestion. Accepter la suggestion désactive aussi ses relations et refuse ses autres suggestions en attente. Consultez le traitement des suggestions.

Retrouver et restaurer un actif archivé

1. Ouvrez l’inventaire du type concerné.
2. Activez Voir les archives dans la barre d’outils.
3. Retrouvez l’actif, en précisant la recherche ou les filtres si nécessaire.
4. Ouvrez Actions → Restaurer. Vous pouvez aussi utiliser Restaurer sur la page de l’actif archivé.
5. Lisez la confirmation et sélectionnez Restaurer.
6. Revenez à l’inventaire actif et vérifiez l’actif et ses relations attendues.

Le mode archives change la liste affichée. Il réinitialise la pagination et vide la sélection courante. Les lignes archivées ne se modifient pas par édition des cellules comme des lignes actives.

La restauration réactive l’actif. Elle peut aussi réactiver les relations désactivées par l’archivage d’un actif lorsque leurs deux extrémités sont actives et vos permissions suffisantes.

Une relation explicitement supprimée avant l’archivage de l’actif n’est pas automatiquement rétablie par cette action. Si l’autre extrémité reste archivée, la relation ne peut pas encore redevenir active. Vérifiez le résultat plutôt que de supposer que tous les anciens liens sont revenus.

Résoudre un conflit de restauration

Un actif actif peut désormais utiliser le nom ou une clé unique de l’archive. Une relation à restaurer peut aussi entrer en conflit avec une relation existante ou une clé unique.

1. Lisez l’erreur et identifiez le nom, la clé ou la connexion en conflit.
2. Consultez l’élément actif utilisant cette valeur dans le même contexte de données.
3. Décidez quel élément doit la conserver, avec un administrateur si nécessaire.
4. Corrigez le conflit dans les données actives appropriées avec les permissions requises.
5. Réessayez Restaurer et contrôlez le résultat.

Le dialogue d’archives ne propose pas de champ pour renommer l’actif pendant sa restauration. Ne supprimez pas l’élément actif uniquement pour faire disparaître l’erreur sans déterminer quel actif doit faire référence.

Pour une restauration unitaire, un conflit annule cette restauration plutôt que de n’en appliquer qu’une partie. Une opération sur plusieurs actifs a une portée plus large et exige de vérifier ses résultats finaux.

Agir sur plusieurs actifs

Utilisez Sélectionner plusieurs actifs dans l’inventaire actif ou archivé approprié. Sélectionnez les lignes voulues, choisissez l’action, puis relisez les éléments admissibles et ignorés dans la confirmation.

L’archivage exige le droit de supprimer ; la restauration exige le droit de modifier. La confirmation peut donc exclure des actifs sélectionnés que vous ne pouvez pas changer.

Au-delà de 1 000 actifs sélectionnés, la confirmation ne détaille plus les relations et les usages. Les grandes sélections sont traitées par lots successifs. Une erreur peut survenir après la réussite de lots précédents. Vérifiez les listes obtenues et la sélection restante avant de réessayer. Ne supposez ni que tous les actifs ont changé, ni que toute l’opération a été annulée.

Lors d’une restauration collective, les éléments en conflit peuvent être ignorés tandis que les autres sont restaurés. Lisez le bilan, corrigez les conflits et relancez uniquement les restaurations restantes.

Supprimer définitivement une archive

La suppression définitive est disponible sur les actifs archivés dans les données réelles, avec les permissions nécessaires. Elle n’est pas proposée comme opération de scénario.

1. Activez Voir les archives et retrouvez l’actif archivé.
2. Ouvrez son menu Actions et sélectionnez Supprimer définitivement.
3. Vérifiez le nom et lisez les conséquences.
4. Cochez la reconnaissance du caractère définitif et irréversible de l’action.
5. Sélectionnez Supprimer définitivement uniquement si vous souhaitez retirer définitivement cette archive.

Cela supprime l’actif archivé, son historique, ses commentaires, ses suggestions et ses relations restantes. Si l’actif est un processus, son flux et les versions du flux sont aussi supprimés.

La confirmation indique les contenus qui utilisent encore l’actif et ce qu’ils deviennent. Un diagramme garde le nœud comme forme liée à aucun actif. Un widget de tableau de bord est vidé. Une analyse d’impact perd l’actif comme source. Un flux de processus remplace la mention par le type de l’actif. La suppression définitive n’efface donc pas tous les dessins qui représentaient l’actif.

Vous ne pourrez plus récupérer cet actif avec Restaurer. Si vous devez conserver l’actif, gardez-le archivé.