Faire vivre le référentiel avec les métiers
Les métiers connaissent leurs outils mieux que personne : qui s'en sert, ce qui ne marche pas, ce qui va changer. Mais vous ne voulez pas que chacun modifie tout. Ce guide montre comment les faire contribuer sans risque : ils suggèrent, ils commentent, et les personnes autorisées décident.
Avant de commencer
- Les personnes des métiers ont un compte qui leur permet de consulter Boldo, sans droit de modification sur les actifs concernés.
- Les suggestions parviennent aux propriétaires de l'actif qui peuvent les valider, sur leur Accueil et dans le récapitulatif quotidien des suggestions. Avec la qualité du référentiel, ils sont aussi prévenus dans Boldo. Une suggestion sur un actif sans propriétaire ne parvient à personne.
- Un administrateur peut organiser les droits par domaine. Par exemple, un référent par domaine modifie son périmètre et en est propriétaire, et les lecteurs métier suggèrent.
1. Les métiers suggèrent, sans modifier
Quand une personne ne peut pas modifier un actif, sa page affiche Suggérer à la place d'Éditer.
Elle ouvre le formulaire, change la valeur qu'elle sait fausse et ajoute une explication avec Ajouter une note. Puis elle clique sur Suggérer.
Une suggestion n'écrit rien dans les données. Elle attend une personne de type Éditeur ou supérieur, autorisée à appliquer les changements suggérés. Être propriétaire ne donne pas ce droit.
2. Ils posent leurs questions sur l'actif
Pour une question plutôt qu'une correction, les Commentaires de l'actif gardent l'échange au bon endroit. Tapez @ suivi d'un nom pour faire venir la bonne personne dans la discussion.
Dans l'exemple, une architecte demande à un référent quel outil fait foi pour la raison sociale d'un client, et la réponse reste attachée à l'objet métier concerné.
3. Traitez avec les droits nécessaires
Un propriétaire qui peut les valider retrouve les suggestions sur son Accueil, dans Suggestions. Il clique sur Tout traiter pour les parcourir une par une.
Avec les droits nécessaires, le valideur accepte ou refuse chaque suggestion, en expliquant son refus. Un propriétaire sans ces droits peut lire la suggestion et demander la revue à un éditeur autorisé. L'auteur est prévenu de l'acceptation ou du refus. Le récapitulatif quotidien des suggestions signale aux propriétaires les nouvelles suggestions qu'ils peuvent traiter sur leurs actifs.
4. Vérifiez le résultat
Une suggestion acceptée devient une modification comme une autre. Le Journal d'activité de l'actif garde la trace de qui a suggéré, qui a accepté, et quand.
À retenir
- Une suggestion n'écrit rien tant qu'une personne autorisée ne l'a pas acceptée.
- Les commentaires et les mentions gardent les échanges au bon endroit, sur l'actif.
- Les valideurs retrouvent les suggestions depuis leur accueil, et l'auteur sait si chacune est acceptée.
Pour aller plus loin
- Suggérer une modification : le guide à transmettre aux personnes des métiers.
- Travailler ensemble : commentaires, mentions et notifications : pour régler qui est prévenu, et comment.
- Votre accueil au quotidien : pour les valideurs qui traitent les suggestions.
- Configurer votre premier rôle : pour organiser les droits par domaine.