Devenir propriétaire et attester
On vous a confié le suivi de quelques applications ou objets métier. Vos collègues comptent sur vous pour que leurs informations restent justes. Dans Boldo, vous en êtes le propriétaire : vous les surveillez, et vous confirmez de temps en temps qu'elles sont à jour. Cette confirmation s'appelle l'attestation.
Ce guide prend cinq minutes.
Avant de commencer
- Les propriétaires se désignent dans toutes les offres. L’attestation, la liste À attester et les notifications aux propriétaires demandent que le suivi de la qualité soit activé pour votre organisation. Si ce n'est pas le cas, demandez-le à un administrateur.
- Être propriétaire ne donne pas le droit de modifier l'actif. Si vous ne pouvez pas le modifier, vous suggérerez vos corrections.
1. Voyez qui est propriétaire
Ouvrez un actif et lisez Propriétaires et Attesté le dans Informations > Système. Ces lignes indiquent qui suit l'actif et quand ses informations ont été confirmées. Si vous pouvez le modifier, elles apparaissent aussi en haut du formulaire Éditer.
Un actif peut avoir plusieurs propriétaires. Quand le seul propriétaire quitte l'organisation, l'actif se retrouve sans propriétaire : plus personne ne le surveille.
2. Désignez les propriétaires
Si vous pouvez modifier l'actif, ouvrez Éditer, cliquez sur Propriétaires, choisissez un ou plusieurs membres, puis Valider. La mention Suivra sans pouvoir éditer signale une personne qui suivra l'actif sans pouvoir le modifier.
Sans droit de modification, ouvrez Suggérer pour suggérer un changement de propriétaires. Il prend effet lorsqu'une personne disposant des droits nécessaires l'accepte.
Avec le suivi qualité, une attribution regroupe les actifs lisibles de chaque nouveau propriétaire dans une notification et un email, selon ses préférences. Vous attribuer un actif ne vous notifie pas. Les transferts administratifs suivent ce principe pour les actifs réels actifs nouvellement attribués.
Pour plusieurs actifs d'un coup, utilisez Sélectionner plusieurs actifs dans l'inventaire, puis Mettre à jour. Choisissez Propriétaire dans Champ, puis Ajouter pour garder les propriétaires actuels, ou Remplacer pour les remplacer. Attention : Remplacer est proposé par défaut.
3. Retrouvez ce qu'il faut attester
Ouvrez Accueil, puis l'onglet À faire. La section À attester liste vos actifs dont l'attestation a expiré ou n'a jamais été faite, et ceux pour lesquels une réattestation a été demandée.
4. Attestez
Relisez l'actif. Si tout est juste, cliquez sur Attester à jour au bout de sa ligne. Le même bouton existe en haut de l'aperçu d'un actif, sous la forme d'un bouclier.
L'attestation est enregistrée tout de suite. Fermer ensuite un formulaire sans l'enregistrer ne l'annule pas.
5. Revoyez vos actifs un par un
Pour plusieurs actifs, cliquez sur Tout traiter. Boldo vous les présente l'un après l'autre.
- Attester confirme l'actif tel qu'il est.
- Corriger, ou Suggérer une correction si vous ne pouvez pas modifier, ouvre les informations. Terminez par Enregistrer et attester, ou Envoyer les suggestions.
- Actif suivant passe au suivant, Passer pour l'instant le garde pour plus tard.
6. Ne plus être propriétaire
Vous ne suivez plus un actif ? Utilisez Me retirer lorsque l'action vous est proposée. Si vous étiez le dernier propriétaire, prévenez la personne qui organise le suivi, pour qu'elle en désigne un autre.
À retenir
- Le propriétaire surveille l'actif et confirme qu'il est juste. Ce n'est pas un droit de modification.
- Attester à jour confirme les informations en un clic, depuis l'accueil ou l'aperçu.
- Tout traiter enchaîne vos actifs un par un.
Pour aller plus loin
- Votre accueil au quotidien : tout ce qui vous attend, suggestions comprises.
- Suivre la qualité du référentiel : la vue d'ensemble pour ceux qui organisent le suivi.
- Désigner ou changer les propriétaires d'un actif : la page de référence, avec les transferts et les cas particuliers.