Mettre en place la gouvernance du référentiel
Vous êtes responsable du référentiel de votre organisation, et vous voulez que l'on puisse s'y fier. Un référentiel ne sert qu'à cette condition. Cette confiance ne vient pas d'un grand ménage une fois par an, mais d'une règle simple : chaque actif a un propriétaire, et chaque propriétaire confirme de temps en temps que ses actifs sont toujours exacts. Ce guide montre comment mettre cette règle en place dans Boldo et comment la suivre sans relancer tout le monde à la main.
Avant de commencer
- Ce guide s'adresse aux administrateurs de l'organisation.
- La qualité du référentiel doit être incluse dans votre abonnement. Activez-la dans Gestion de l'organisation, l'icône en forme d'immeuble en haut à droite, puis Qualité du référentiel.
Sélectionnez Données réelles pour cette campagne. L’attestation, les rappels et la gestion des anciens propriétaires sont indisponibles dans un scénario.
1. Comprenez le principe
La gouvernance dans Boldo repose sur trois idées :
- Le propriétaire est la personne qui tient un actif à jour. Ce n'est pas forcément celle qui s'en sert le plus, mais celle qui le connaît le mieux.
- Attester, c'est dire « j'ai vérifié, c'est toujours exact ». Ce n'est pas modifier : un propriétaire peut attester un actif sans rien changer.
- La fraîcheur indique si les actifs ont été attestés et si l'attestation est toujours valable. Un type d'actif peut avoir son rythme, son délai de revalidation dans Qualité du référentiel : une application tous les six mois, un serveur tous les ans, par exemple. Sans rythme, une attestation vaut jusqu'à ce qu'on en demande une nouvelle.
2. Lisez l'état de votre référentiel
Ouvrez Qualité du référentiel dans la barre du haut. La page résume tout le référentiel en trois mesures : la part d'actifs avec propriétaire, leur complétude et leur fraîcheur.
Dans l'exemple, l'information est complète mais elle a vieilli : 29 attestations ont expiré et 38 actifs n'ont jamais été attestés. C'est là que l'effort doit porter.
3. Donnez un propriétaire à chaque actif
L'onglet À traiter commence par les actifs sans propriétaire. Choisissez un propriétaire pour chacun, ou cliquez sur M'assigner pour vous en charger.
Vous pouvez aussi choisir les propriétaires sur la page de l'actif, en le modifiant.
4. Gérez les départs
Les gens partent, leurs actifs restent. Plus bas dans le même onglet, Propriétaires ayant quitté l'organisation liste les anciens membres qui possèdent encore des actifs.
Cliquez sur Transférer pour ouvrir le dialogue de transfert. Choisissez un membre actif et confirmez avec Transférer, ou choisissez Laisser sans propriétaire pour retirer la responsabilité de l’ancien membre. Les autres propriétaires restent. La section Propriétaires sans accès en lecture signale les propriétaires dont les droits ne permettent plus de voir certains de leurs actifs.
5. Lancez la campagne d'attestation
Rien à organiser : chaque propriétaire retrouve ses actifs à attester sur son accueil, avec une revue guidée qui les lui présente un par un.
L'onglet Détail montre où en est chaque propriétaire.
La cloche en bout de ligne envoie un rappel par email à ce propriétaire. Boldo envoie au plus un rappel par jour à la même personne, et les propriétaires peuvent désactiver ces emails.
L'email ne donne que des chiffres et un lien : combien d'actifs à compléter, à attester, et de suggestions en attente. Le propriétaire clique et arrive sur son accueil, prêt à commencer.
6. Laissez le récapitulatif hebdomadaire relancer
Dans Gestion de l'organisation, puis Qualité du référentiel, activez Envoyer le récapitulatif hebdomadaire et choisissez son jour. Il part à l'heure des e-mails de l'organisation, réglée dans Mes préférences > Notifications sous Heure des e-mails. Chaque semaine, les propriétaires ayant du travail en attente reçoivent un résumé, selon leurs préférences de notification. Vous n'avez plus à envoyer les rappels un par un : gardez la cloche pour les exceptions.
Revenez sur Qualité du référentiel une fois par mois. La barre de fraîcheur est celle à surveiller : quand elle reste verte, votre référentiel est fiable.
À retenir
- Un actif, un propriétaire. Donnez un propriétaire à chaque actif qui n'en a pas, et transférez les actifs de ceux qui partent.
- Attester, c'est dire « j'ai vérifié », pas modifier.
- Les propriétaires travaillent depuis leur accueil. Les rappels et le récapitulatif hebdomadaire relancent à votre place.
Pour aller plus loin
- Votre accueil au quotidien : ce que voient les propriétaires quand ils attestent leurs actifs.
- Suivre l'obsolescence technique : les dates de fin de support que les propriétaires tiennent à jour.
- Premiers pas dans Boldo : le guide à envoyer aux nouveaux membres avant de leur demander d'attester.