Suivre la qualité du référentiel
Vous organisez le suivi des données dans Boldo. Vous voulez savoir si elles sont fiables : les actifs ont-ils un propriétaire, leurs informations sont-elles complètes, ont-elles été vérifiées récemment ? La page Qualité du référentiel répond à ces trois questions, et le récapitulatif hebdomadaire relance les propriétaires chaque semaine.
Ce guide prend cinq minutes.
Avant de commencer
- Le suivi de la qualité doit être activé pour votre organisation. Si ce n'est pas le cas, demandez-le à un administrateur.
- Ce guide s'adresse aux administrateurs et au propriétaire de l'organisation. Eux seuls ouvrent Qualité du référentiel et règlent le récapitulatif hebdomadaire. Les autres membres suivent leur travail depuis l'accueil.
Sélectionnez Données réelles pour ce parcours, qui inclut la fraîcheur et les rappels. Dans un scénario, le rapport suit ses propriétaires et sa complétude. Les indicateurs de fraîcheur sont masqués et les rappels désactivés, mais le score combiné conserve la fraîcheur du réel.
1. Lisez la vue d'ensemble
Cliquez sur Qualité du référentiel dans la barre du haut. Le bandeau compte les actifs, ceux qui ne sont pas évalués et ceux qui n'ont pas de propriétaire.
La Vue d'ensemble donne un score de Qualité et trois indicateurs :
- Avec propriétaire : la part des actifs qu'une personne suit ;
- Complétude : la part des informations attendues qui sont remplies ;
- Fraîcheur : la part des actifs attestés et toujours valables, sans réattestation demandée ni délai dépassé. Elle se répartit en Attesté, À réattester et Jamais attesté.
Une fraîcheur basse avec une bonne complétude veut dire que l'information est là, mais que personne ne l'a vérifiée depuis longtemps.
2. Traitez ce qui manque
L'onglet À traiter liste ce qui demande une action, par exemple les Actifs sans propriétaire. Tout traiter vous les présente un par un pour leur attribuer un propriétaire.
3. Repérez où agir
L'onglet Détail découpe la qualité, par exemple par propriétaire ou par sorte d'actif. Vous voyez tout de suite qui a beaucoup d'actifs à réattester, et vers qui porter l'effort.
4. Suivez l'activité
L'onglet Activité montre ce qui s'est passé sur les douze dernières semaines : créations, modifications, suggestions, attestations, commentaires et archivages. Cliquez sur une pastille pour ne garder qu'une sorte d'événement.
En dessous, Activité récente liste chaque événement : l'actif, la personne et le moment.
5. Laissez le récapitulatif hebdomadaire relancer
Ouvrez Gestion de l'organisation, l'icône en forme d'immeuble en haut à droite, puis Qualité du référentiel. Activez Envoyer le récapitulatif hebdomadaire et choisissez le jour. L'heure et le fuseau horaire sont l'heure des e-mails de l'organisation, réglée dans Mes préférences > Notifications sous Heure des e-mails.
Chaque semaine, les propriétaires éligibles ayant du travail à traiter reçoivent un e-mail selon leurs préférences. Il résume les actifs à réattester, à compléter et les actifs possédés ayant des suggestions en attente. Ce dernier compteur inclut les suggestions des propriétaires sur leurs propres actifs. Cette heure sert aussi au récapitulatif quotidien des suggestions.
À retenir
- Trois indicateurs : les propriétaires, la complétude et la fraîcheur.
- À traiter et Tout traiter vous font agir, Détail vous dit où.
- Le récapitulatif hebdomadaire relance les propriétaires à votre place.
Pour aller plus loin
- Mettre en place la gouvernance du référentiel : le cas complet, de la première campagne d'attestation au suivi dans la durée.
- Devenir propriétaire et attester : ce que font les propriétaires de leur côté.
- Comprendre les indicateurs de qualité et de fraîcheur : la page de référence, avec le détail des calculs.