Administrer les liens de partage

Les liens de partage distribuent certains contenus Boldo sans demander aux visiteurs de se connecter. Les administrateurs et propriétaires contrôlent l'existence de ce canal et les membres autorisés à l'utiliser.

Lisez Partager avec des liens pour la création et l'expérience du visiteur.

Contrôles d'accès

Trois contrôles doivent autoriser un membre avant qu'il puisse créer un lien :

Contrôle	Gestion	Effet
Fonctionnalité du plan	Plan actuel	Rend les liens disponibles pour l'organisation
Activation de l'organisation	Administrateur ou propriétaire	Démarre ou arrête tous les liens
Autorisation du membre	Administrateur ou propriétaire	Autorise un membre à créer et modifier des liens

Le membre doit aussi pouvoir consulter la ressource à partager.

Par défaut, l'interrupteur d'activation de l'organisation est activé : les contrôles qui bloquent réellement une nouvelle organisation sont donc la fonctionnalité du plan et l'autorisation par membre, toutes deux désactivées au départ.

Type d'utilisateur

L'autorisation du membre est indépendante du type global. Un Lecteur peut créer un lien si cette autorisation est active et si ses rôles permettent de consulter la ressource.

Activer l'organisation

1. Ouvrez Organisation
2. Sélectionnez Liens de partage
3. Dans Activer les liens de partage, cliquez sur Gérer
4. Activez Activer les liens de partage
5. Validez

Seuls les administrateurs et les propriétaires peuvent modifier ce paramètre.

Ce contrôle agit comme un interrupteur global :

• activé, les membres autorisés peuvent créer des liens et les liens valides servent leur contenu
• désactivé, les liens existants restent enregistrés mais cessent immédiatement de fonctionner
• réactivé, les liens non expirés peuvent fonctionner de nouveau si les autres contrôles sont toujours satisfaits

Lorsque l'interrupteur est désactivé, la création, la copie et la modification sont indisponibles dans l'interface de gestion. Les éditeurs, administrateurs et propriétaires peuvent encore supprimer des liens depuis la table centrale.

Pour les Éditeurs et niveaux supérieurs, l'entrée Liens de partage apparaît lorsque le plan inclut la fonctionnalité.

Autoriser chaque membre

La création de liens est désactivée par défaut pour chaque membre. Activez-la explicitement pour les personnes concernées.

1. Ouvrez Organisation → Utilisateurs
2. Ouvrez le membre
3. Activez Autoriser la création de liens de partage
4. Validez

Un non-administrateur ne peut pas modifier sa propre autorisation. Les administrateurs et propriétaires peuvent la modifier pour eux-mêmes ou pour un autre membre.

La désactivation produit un effet limité :

• le membre ne peut plus créer ou modifier de liens
• les liens existants continuent de fonctionner
• un propriétaire de type Éditeur peut encore supprimer ses liens depuis la table centrale
• les administrateurs et propriétaires peuvent toujours supprimer tous les liens

Cette séparation permet d'arrêter les nouvelles diffusions sans casser les URL déjà utilisées dans une documentation ou un portail interne.

Droits d'administration

Action	Accès requis
Créer un lien	Liens activés pour l'organisation, autorisation du membre et droit de voir la ressource
Copier ou modifier son lien	Liens activés pour l'organisation, propriétaire du lien et autorisation du membre
Supprimer son lien depuis la liste centrale	Éditeur ou niveau supérieur propriétaire du lien
Voir la liste centrale	Éditeur ou niveau supérieur
Voir tous les liens	Administrateur ou propriétaire
Copier ou modifier le lien d'un autre membre	Liens activés pour l'organisation, administrateur ou propriétaire avec autorisation du membre
Supprimer le lien d'un autre membre	Administrateur ou propriétaire
Transférer la propriété	Liens activés pour l'organisation, administrateur ou propriétaire avec autorisation du membre
Modifier les paramètres globaux	Administrateur ou propriétaire

Les éditeurs voient uniquement leurs propres liens dans la table centrale. Les administrateurs et propriétaires voient aussi la colonne du créateur et tous les liens.

Les lecteurs peuvent créer, copier et supprimer leurs propres liens depuis la ressource lorsqu'ils sont autorisés. Ils ne peuvent pas modifier un lien existant ni ouvrir la page centrale Liens de partage.

Rôles et droits effectifs

Un lien de partage utilise un type synthétique Lecteur et les rôles métier attachés au lien.

Ce fonctionnement sépare le lien de la session normale de son propriétaire :

• le visiteur n'hérite pas du type Éditeur ou Administrateur du propriétaire
• le visiteur ne peut pas modifier le contenu
• le lien expose seulement les données permises par ses rôles et domaines d'accès
• un visiteur connecté n'ajoute pas ses droits personnels au lien

Sélection des rôles

Lorsqu'un membre crée un lien sans modifier les rôles, Boldo enregistre ses rôles métier actuels sur le lien.

Les administrateurs peuvent attacher n'importe quel rôle métier. Les autres membres peuvent seulement attacher les rôles qu'ils possèdent.

Si un administrateur ajoute un rôle que le propriétaire ne possède pas, ce rôle reste verrouillé pour ce dernier. Le propriétaire ne peut pas retirer silencieusement un rôle qu'il n'est pas autorisé à déléguer.

Les rôles système ne sont pas disponibles dans le sélecteur. Un lien sans rôle métier suit la ligne système Aucun rôle.

La suppression d'un rôle métier le retire aussi de tous les liens. Si un lien ne possède plus aucun rôle métier, il utilise les droits Aucun rôle.

Sélection stable, droits actuels

Le lien enregistre l'identité des rôles sélectionnés, pas une copie de chaque permission.

Après la création :

• retirer un rôle au propriétaire ne le retire pas du lien
• assigner de nouveaux rôles au propriétaire ne les ajoute pas au lien
• modifier les droits ou domaines d'accès d'un rôle attaché change l'accès effectif du lien
• modifier ou déplacer la ressource peut changer la capacité du lien à la servir

Cette distinction est importante pendant les changements de gouvernance. Auditez les liens existants avant d'élargir les droits de lecture d'un rôle.

Contrôles par ressource

Pour un contenu d'organisation, les rôles sélectionnés doivent accorder les droits nécessaires sur les contenus ou actifs des domaines concernés.

Pour un actif partagé, les droits sur les propriétés et les flux restent appliqués. Les propriétés cachées restent cachées et un flux nécessite un droit de lecture.

Pour une vue, un graphique, un diagramme ou une carte imbriquée, Boldo sert uniquement cette ressource. Les requêtes sont reconstruites depuis sa configuration enregistrée et restent limitées par les droits du lien.

Les ressources personnelles dépendent aussi de la propriété du lien. Elles cessent de fonctionner si le propriétaire du lien ne les possède plus ou n'y a plus accès.

Liste des IP autorisées

Par défaut, les requêtes des liens de partage suivent la liste des IP autorisées de l'organisation.

Lorsque cette liste est active, les paramètres des liens affichent Ignorer la liste d'IP autorisées pour les liens de partage.

Configuration	Résultat pour le visiteur
Liste désactivée	Le filtrage IP n'ajoute aucune restriction
Liste active, contournement désactivé	Seules les IP et plages autorisées passent le contrôle IP
Liste active, contournement activé	Le lien passe le contrôle IP depuis toute adresse

Le plan, l'interrupteur global, l'expiration, l'état du propriétaire, les rôles et l'accès à la ressource s'appliquent toujours.

Utilisez le contournement lorsqu'un lien doit s'afficher hors du réseau d'entreprise, par exemple dans un wiki hébergé ou pour un destinataire externe.

attention

Le contournement s'applique à tous les liens de l'organisation. Il ne se configure pas lien par lien.

L'erreur publique reste générique lorsqu'une IP est refusée. Une personne externe ne peut donc pas confirmer l'existence d'un jeton.

Configurez les plages réseau sur la page Sécurité.

Gérer tous les liens

Ouvrez Organisation → Liens de partage pour rechercher et contrôler les liens.

La table contient :

• le nom interne du lien
• la ressource et son type
• le statut Actif, Expire le ou Expiré
• la dernière utilisation enregistrée
• le propriétaire actuel, affiché dans la colonne Créateur
• la date de création

Les administrateurs et propriétaires peuvent supprimer tous les liens. Pour copier, modifier ou transférer un lien, leur propre autorisation doit être active et l'interrupteur global doit être activé.

La modification porte sur le nom, l'expiration, le thème, les rôles et le propriétaire. L'onglet d'ouverture d'un actif n'est pas enregistré et ne peut pas être modifié ici.

Transférer la propriété

Seuls les administrateurs et propriétaires peuvent transférer un lien.

Le nouveau propriétaire doit :

• appartenir à la même organisation
• avoir un type global Éditeur, Administrateur ou Propriétaire

Le nouveau propriétaire n'a pas besoin de l'autorisation de création pour recevoir le lien. Cette autorisation devient nécessaire pour le modifier ensuite.

Le transfert conserve le même jeton, les mêmes rôles, la même expiration et le même thème. Il change l'identité utilisée pour vérifier la propriété d'une ressource personnelle. L'ancien propriétaire perd ses droits liés à la propriété, mais un administrateur conserve ses droits globaux.

Un lien vers une ressource personnelle peut seulement être attribué au membre qui possède cette ressource. Boldo refuse un transfert qui rendrait immédiatement le lien inutilisable.

Transférez les liens utiles avant de retirer un membre. La suppression d'un membre supprime les liens dont il est encore propriétaire.

Arrêt des liens

Plusieurs contrôles peuvent arrêter des liens sans supprimer leur contenu source :

Changement	Effet sur les liens existants
Désactiver les liens dans l'organisation	Tous les liens s'arrêtent mais restent enregistrés
Retirer l'autorisation d'un membre	Ses liens fonctionnent ; création et modification s'arrêtent
Désactiver l'appartenance du propriétaire	Ses liens cessent de fonctionner
Retirer le propriétaire de l'organisation	Ses liens sont supprimés
Désactiver l'organisation	Tous les liens cessent de fonctionner
Retirer la fonctionnalité du plan	Tous les liens cessent de fonctionner
Annuler ou laisser l'abonnement impayé	Tous les liens cessent de fonctionner
Activer la liste IP sans contournement	Les visiteurs hors des réseaux autorisés sont bloqués
Archiver un actif	Ses liens s'arrêtent jusqu'à sa restauration
Restreindre la ressource ou les rôles attachés	Le lien concerné peut cesser de fonctionner
Supprimer la ressource	Ses liens associés sont supprimés

Supprimer un lien, retirer son propriétaire de l'organisation ou supprimer sa ressource source retire définitivement le jeton. Utilisez l'interrupteur global pour un arrêt d'urgence réversible.

Boldo conserve le jeton complet afin que les membres autorisés puissent le recopier. Traitez l'accès à la page de gestion et chaque URL copiée comme des informations sensibles.

Checklist de gouvernance

Avant d'activer les liens :

1. Vérifiez les droits Aucun rôle et Aucun domaine d'accès
2. Décidez quels rôles métier peuvent être délégués à des liens publics
3. Décidez si la liste des IP autorisées s'applique aux visiteurs
4. Activez la fonctionnalité seulement pour les membres concernés
5. Définissez qui contrôle la liste centrale
6. Transférez ou supprimez les liens avant le départ de leur propriétaire

Traitez chaque URL comme un secret. Boldo n'authentifie pas le destinataire et ne peut pas empêcher le transfert de l'URL après sa diffusion.